Työnhakijan tietosuojaseloste
Päivitetty 9.2.2024
1. REKISTERINPITÄJÄ
A-lehdet Oy
Y-tunnus: 1708790-7
Risto Rytin tie 33
00570 HELSINKI
2. KÄSITTELEMÄMME HENKILÖTIEDOT
Käsittelemämme tiedot pitävät sisällään:
- Perustiedot, kuten nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero.
- Kompetenssitiedot, kuten koulutus, toimenkuva, osaaminen ja työhistoria.
- Muut työnhakijan hakemuksessa ja työhaastattelussa ilmoittamat tiedot, kuten kielitaito, IT-taidot, palkkatoive, irtisanomisaika, kiinnostuksen kohteet sekä suosittelijan yhteystiedot.
- Muut relevantit tiedot rekrytointia varten, kuten henkilö- ja soveltuvuusarvioinnit, sosiaalisen median julkiset ammatilliset profiilit.
Henkilötietoja kerätään rekrytoinnin yhteydessä tai muutoin suoraan rekisteröidyltä tai rekisteröidyn suostumuksella ulkopuolisista lähteistä. Henkilötietoja voidaan kerätä myös rekrytointi- ja suorahakukonsulteilta tai muista yleisesti saatavilla olevista lähteistä, kuten julkisista profiileistasi tai yritysten verkkosivustoilta.
3. HENKILÖTIETOJEN KÄYTTÖTARKOITUKSET JA KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTE
Alla kuvaamme tarkemmin henkilötietojen käyttötarkoitukset sekä niihin liittyvät käsittelyperusteet:
- Rekrytointiprosessin läpivieminen: Käsittelemme tietojasi rekrytointiprosessin läpiviemiseksi, kuten hakemuksesi ja soveltuvuutesi arviointiin, yhteydenpitoon ja rekrytointipäätöksen tekemiseen. Keräämme tiedot sinulta pääasiallisesti suostumuksellasi. Jos käytämme ulkopuolisia lähteitä, esimerkiksi suorahakukonsulttien keräämiä tietoja, tarkistamme, että meillä on oikeutettu etu käsitellä potentiaalisen työntekijän tietoja työsuhteen solmimisen arviointiin. Voit peruuttaa antamasi suostumuksen tai vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä milloin tahansa. Emme tee automatisoituja rekrytointipäätöksiä.
- Henkilö- ja soveltuvuusarviointien suorittaminen: Voimme suostumuksellasi testata sinua henkilö- ja soveltuvuusarvioinnein työtehtävien hoidon edellytysten selvittämiseksi.
- Työsopimuksesta neuvotteleminen: Mikäli rekrytointiprosessi etenee, käytämme tietojasi työsopimuksesta neuvottelemiseksi.
- Avoimista työpaikoista informoiminen: Voimme suostumuksellasi säilyttää tietojasi informoidaksemme sinua mahdollisuuksien mukaan avoimista työpaikoista.
4. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA
Käsittelemme henkilötietojasi niin kauan kuin on tarpeellista kohdassa 3 määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi. Tyypillisesti käsittelemme tietojasi rekrytointiprosessin päättymisestä noin kahden vuoden ajan mahdollisten oikeusvaateiden varalta. Suostumuksellasi voimme säilyttää tietojasi 6 kuukauden ajan rekrytoinnin päättymisestä, jotta voimme informoida mahdollisuuksien mukaan sinua kiinnostavista A-lehdissä avautuvista työtehtävistä.
5. VAIKUTUSMAHDOLLISUUTESI
Sinulla on useita vaikutusmahdollisuuksia henkilötietojesi käsittelyyn liittyen:
- Tietojen tarkastaminen, korjaaminen ja poistaminen: Sinulla on oikeus tarkastaa sinusta tallennetut henkilötiedot. Pyynnöstäsi oikaisemme, täydennämme tai poistamme käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, puutteelliset tai vanhentuneet henkilötiedot.
- Tietojen siirtäminen: Voit tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti saada siirretyksi toiselle rekisterinpitäjälle antamasi henkilötiedot, joita käsittelemme automaattisesti suostumuksen tai sopimuksen perusteella.
- Suostumuksen peruuttaminen: Voit peruuttaa antamasi suostumuksen milloin tahansa.
- Vastustus- ja rajoitussoikeus: Voit vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuumme henkilökohtaiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella. Esimerkiksi tällaisessa tilanteessa käsittelyä rajoitetaan siksi ajaksi, kun arvioidaan perusteita vastustaa käsittelyä. Käsittelyä voidaan rajoittaa myös mm. silloin, kun kiistät henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa voimme varmistaa tietojen paikkansapitävyyden.
- Valitusoikeus: Voit tehdä valituksen viranomaiselle (www.tietosuoja.fi), mikäli katsot, että tietojasi on käsitelty tämän tietosuojaselosteen ja kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön vastaisesti.
Pyydämme oikeuksiesi käyttämiseksi olemaan yhteydessä kohdassa 1 esitettyyn osoitteeseen. Varauduthan todistamaan henkilöllisyytesi. Huomaathan, että esimerkiksi tietojen poisto-oikeuden käyttäminen tai suostumuksen peruuttaminen voi johtaa rekrytointiprosessin keskeyttämiseen, sillä hakemuksen käsittely ja soveltuvuuden arviointi ei ole mahdollista ilman henkilötietojasi.
6. HENKILÖTIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET JA SIIRROT
Voimme käyttää kolmansien osapuolten palveluja, kuten rekrytointikonsultteja, jolloin varmistamme tietojen lainmukaisen käsittelyn sopimusjärjestelyin sekä ohjeistamalla kolmansia osapuolia tietojen käsittelystä. Nämä kolmannet osapuolet käsittelevät tietoja ainoastaan toimeksiannosta ja lukuumme.
Voimme lisäksi luovuttaa tietoja kolmansille, jos yrityksemme on mukana yritysjärjestelyssä tai jos vilpittömässä mielessä uskomme, että tiedon luovuttaminen on tarpeen oikeuksiemme turvaamiseksi, sinun ja muiden turvaamiseksi tai vastataksemme viranomaisten pyyntöihin. Voimme luovuttaa tietojasi myös, jos saamme siihen suostumuksesi.
7. HENKILÖTIETOJEN SIIRROT EUROOPAN UNIONIN TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE
Henkilötietoja käsitellään pääosin Euroopan talousalueen sisäpuolella. Jos tietoja siirretään EU/ ETA-alueen ulkopuolelle, varmistamme henkilötietojen suojan riittävä tason soveltuvan lainsäädännön mukaisesti, esimerkiksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita.
8. TIETOTURVA
Henkilötietoja suojataan katoamiselta, tuhoutumiselta, väärinkäytöksiltä, oikeudettomalta pääsyltä ja luovutukselta asianmukaisin tietoturvakeinoin. Tietoturvallinen käsittely varmistetaan esimerkiksi palomuurein ja muilla teknisin keinoin, rajaamalla pääsyä tietoihin ja varmistamalla, että työntekijämme sekä alihankkijamme käsittelevät henkilötietoja annettujen ohjeiden, heille myönnetyn käyttöoikeuden ja sopimusten mukaisesti. Henkilötietoja käsitteleviä henkilöitä sitoo salassapitovelvollisuus.
9. AUTOMAATTINEN PÄÄTÖKSENTEKO
Emme tee automaattiseen henkilötietojen käsittelyyn perustuvia päätöksiä. Voimme kuitenkin hyödyntää rekrytointijärjestelmämme tekoälyä esimerkiksi laatimaan kirjallisia yhteenvetoja videohaastatteluista. Tekoälyä käytetään ainoastaan rekrytointiprosessin tukena, päätökset ja valinnat tekee aina rekrytoinnista vastaava henkilö.
10. MUUTOKSET TIETOSUOJASELOSTEESEEN
Varaamme oikeuden päivittää tätä 24.11.2021 laadittua tietosuojaselostetta perustellusta syystä muuttaessamme rekrytoinnin käytäntöjämme taikka pakottavan lainsäädännön vuoksi. Tietosuojaselosteeseen, joka julkaistiin 17.12.2018, lisättiin 24.6.2020 tarkennuksia siitä, että tietosuojaseloste koskee A-lehdet Oy:n rekrytointeja. 24.5.2021 lisättiin tarkennus Sympa – palvelun turvallisuus -ja tarkkailupalvelukäytäntöihin liittyen. 24.11.2021 täsmennettiin kappaletta 7, joka käsittelee henkilötietojen siirtoa EU/ETA -alueen ulkopuolelle. 9.2.2024 lisättiin kappale 9. Automaattinen päätöksenteko. Tietosuojaselosteen muutoksista ja päivityksistä tiedotetaan palveluissamme.
