Eettinen ilmoituskanava, tietosuojaseloste
Tänä päivänä vastuullinen liiketoiminta on välttämätöntä. Säilytämme sidosryhmiemme luottamuksen sekä luomme edellytykset A-lehtien kasvulle ja hyvälle taloudelliselle tulokselle vain, jos toimimme eettisesti, vastuullisesti ja arvojemme mukaisesti. Suhtaudumme vakavasti kaikkiin laittomaan tai epäeettiseen toimintaan liittyviin epäilyksiin ja kannustamme tuomaan ne tietoomme. Rohkaisemme henkilöstöämme ja sidosryhmiämme nostamaan esiin tapauksia, joissa on toimittu vastoin lainsäädäntöä, A-lehtien arvoja tai eettisiä ohjeistuksia.
Tutkimme kaikki vilpittömässä mielessä tehdyt ilmoitukset puolueettomasti ja ryhdymme tutkinnan pohjalta tarvittaviin toimenpiteisiin. A-lehtien eettinen ilmoituskanava antaa mahdollisuuden ilmoittaa väärinkäytösepäilyistä, jotka rikkovat lakia tai A-lehtien omia eettisiä toimintaperiaatteita.
Ilmoituksen voi tehdä omalla nimellä tai nimettömänä. A-lehdet on sitoutunut suojelemaan ilmoituksen tehneen henkilön yksityisyyttä, eikä salli minkäänlaisia vastatoimia ilmoittajaa kohtaan.
Tämä tietosuojaseloste koskee henkilötietojen käsittelyä väärinkäytöksistä ilmoittamisen yhteydessä. Kerromme käsittelystä tarkemmin alla.
1. Rekisterinpitäjä
A-lehdet Oy
Y-tunnus: 1708790-7
Risto Rytin tie 33
00570 HELSINKI
2. Käsittelemämme henkilötiedot
Käsittelemme henkilötietoa A-lehtien eettisen ilmoituskanavan kautta tulleiden väärinkäytösepäilyjen tutkintaan ja mahdollisten toimenpiteiden täytäntöönpanoon sekä mahdolliseen viranomaisen esitutkintaan saattamiseen ja tutkinnan vaiheiden seurantaan. Henkilötietoa käsitellään vain sen verran kuin on välttämätöntä edellä mainittujen tarkoitusten toteuttamiseksi.
Ilmoituksen voi tehdä anonyymisti. Mikäli ilmoittaja haluaa jättää yhteystietonsa, käsittelemme ilmoittajan nimi- ja yhteystietoja sekä muita ilmoittajan antamia tietoja.
Ilmoituksen kohteena olevien henkilöiden osalta henkilötiedot voivat pitää sisällään A-lehtien henkilöstöön tai sidosryhmiin kuuluvien henkilöiden nimi - ja yhteystietoja, epäiltyyn väärinkäytökseen liittyvää tietoa sekä mahdolliseen tutkintaan liittyvää tietoa.
Kaikki ilmoitukset käsitellään ehdottoman luottamuksellisesti WhistleB-järjestelmässä Iconics Oy:n ja A-lehtien valtuutettujen henkilöiden toimesta. Tutkintaa suorittavat valtuutetut henkilöt eivät millään tavoin pyri selvittämään ilmoituksen tekijän henkilöllisyyttä, mikäli ilmoitus on tehty nimettömänä. Mikäli ilmoitus on tehty omalla nimellä, ilmoittajan henkilöllisyys pidetään salassa koko selvityksen ajan ja sen päätyttyä.
3. Henkilötietojen käyttötarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste
Käsittelemme henkilötietoja A-lehtien eettisen kanavan kautta saapuneiden ilmoitusten käsittelemiseen ja mahdollisten toimenpiteiden toteuttamiseen sekä mahdolliseen viranomaisen esitutkintaan saattamiseen ja tutkinnan vaiheiden seurantaan. Henkilötietojen käsittelyperusteena on A-lehtien ilmoittajansuojelulakiin perustuva lakisääteinen velvoite ilmoituskanavan ylläpitoon sekä oikeutettu etu puuttua yrityksessämme tapahtuviin väärinkäytösepäilyihin. Katsomme, että käsittely ei ole ristiriidassa rekisteröidyn perusoikeuksien- ja vapauksien kanssa.
4. Henkilötietojen säilytysaika
Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin on tarpeellista kohdassa 3 määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi. Tyypillisesti käsittelemme väärinkäytösepäilyistä tehtyjä ilmoituksia ja niihin liittyvää kirjeenvaihtoa kahden (2) kuukauden ajan tapauksen sulkemisesta lukien, jonka jälkeen tiedot poistetaan pysyvästi. Mikäli tiedot kuitenkin johtavat oikeuskäsittelyyn tai toimenpiteisiin, säilytämme tiedot niin kauan kuin ne ovat esim. oikeuskäsittelyn kannalta tarpeellisia ja muutoksenhakumahdollisuutta ei enää ole. Aiheettomat ilmoitukset anonymisoidaan välittömästi, mikäli ilmoituksessa on annettu henkilötietoja.
5. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus:
- Oikeus saada pääsy henkilötietoihin edellyttäen, että jäljennös ei vaikuta haitallisesti muiden henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin
- Oikeus tietojen oikaisemiseen edellyttäen, että rekisterinpitäjä käsittelee puutteellisia tai virheellisiä tietoja
- Oikeus tietojen poistamiseen edellyttäen, että tietosuojalainsäädännössä yksilöidyt perusteet tietojen poistamiselle täyttyvät, eikä rekisterinpitäjä tarvitse tietoja esimerkiksi oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
- Oikeus käsittelyn rajoittamiseen edellyttäen, että tietosuojalainsäädännössä yksilöidyt perusteet käsittelyn rajoittamiselle täyttyvät, eikä rekisterinpitäjä tarvitse tietoja esimerkiksi oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
- Oikeus käsittelyn vastustamiseen, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
- Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty lainvastaisesti
Yllä kuvattujen oikeuksien toteuttamiseksi pyydämme ottamaan yhteyttä kohdassa 1 esitettyyn osoitteeseen.
6. Henkilötietojen siirtäminen ja luovuttaminen
Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Vain Iconicsin ja A-lehtien valtuuttamat henkilöt käsittelevät henkilötietoa WhistleB-järjestelmässä niiden tarkoitusten toteuttamiseksi, joista on kerrottu ylempänä kohdassa 3. Lisäksi voimme luovuttaa henkilötietoja sisäisesti tai kolmansille osapuolille esimerkiksi tilanne - ja vakavuusarvion niin vaatiessa, tai väärinkäytöksen, kuten petoksen, korruption, lahjonnan tai muun lainsäädännön rikkomiseen liittyvän tutkinnan toteuttamista varten. Henkilötietoja voidaan siirtää EU/ETA-alueen ulkopuolelle siinä määrin kuin tarpeen ilmoituskanavan tekniseksi toteuttamiseksi.
7. Tietoturva
Luottamuksellisuuden varmistamiseksi ilmoituksia käsitellään ulkopuolisen palvelutarjoajan järjestelmässä. Palveluntarjoaja ei tallenna IP-osoitteita tai muita tietoja, joilla voisi tunnistaa anonyymin ilmoituksen lähettäjän. Järjestelmässä käsiteltävä henkilötieto ja raportit salataan ja ne ovat käytössä vain ilmoituksia käsittelevillä tahoilla kohdassa 2. kuvatuin tavoin. Tapahtuman käsittely ja siihen liittyvät keskustelut käydään turvallisesti järjestelmän sisällä. Viestintä on täysin salattu siirrettäessä ja tallennuksen aikana.
Väärinkäytösepäilyjä käsitteleviä henkilöitä sitoo salassapitovelvollisuus.
8. Muutokset tietosuojaselosteeseen
Varaamme oikeuden päivittää tätä tietosuojaselostetta esimerkiksi ilmoitusten käsittelyprosessin perustellun muutoksen tai pakottavan lainsäädännön vuoksi.
Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.
