Eettinen ilmoituskanava Q&A
Q: Mikä eettisen ilmoituskanavan tarkoitus on?
A: EU:n whistleblowing-direktiivi velvoittaa kaikkia vähintään 50 henkilöä työllistäviä yrityksiä perustamaan henkilöstölle sekä ulkoisille sidosryhmille whistleblowing-kanavan (A-lehdissä eettinen kanava). Eettisen kanavan tarkoituksena on osaltaan ehkäistä ja paljastaa väärinkäytökset. Eettisen kanavan kautta henkilö, joka työnsä puolesta havaitsee tai epäilee EU-oikeuden tai A-lehtien eettisten ohjeiden rikkomuksia, voi ilmoittaa havaitsemansa väärinkäytöksen, epäilyn tai huolen ilman pelkoa vastatoimista.
Q: Mistä tapauksista voin tehdä ilmoituksen ja mitä kautta?
A: Eettisen ilmoituskanavan kautta voit tehdä ilmoituksia seuraaviin aihealueisiin liittyen: kilpailuoikeusrikkomus, korruptio, syrjintä, ympäristö, petos, terveys, turvallisuus ja ihmisoikeudet. Ilmoitukset voivat koskea esimerkiksi kirjanpitoon liittyviä rikoksia, sisäisiä varkauksia, lahjontaa, yrityssalaisuuksien paljastamista ja tietovuotoja, rahanpesua, arvopaperimarkkinarikoksia, ympäristörikoksia, työrikoksia ja A-lehtien eettisten ohjeiden rikkomista.
Eettinen ilmoituskanava on tarkoitettu vain väärinkäytösepäilystä ilmoittamiseen. Ilmoituskanavaa ei ole tarkoitettu asiakaspalautteisiin tai reklamointiin. Jos asiasi koskee asiakaspalautetta, olethan yhteydessä A-lehtien asiakaspalveluun.
Q: Voinko ilmoittaa väärinkäytöksestä täysin anonyymisti?
A: Voit tehdä ilmoituksen anonyymisti tai omalla nimelläsi. Legal Folks Oy:n ja A-lehtien valtuutetut henkilöt käsittelevät kaikki ilmoitukset ehdottoman luottamuksellisesti. Tutkintaa tekevät valtuutetut henkilöt eivät millään tavoin pyri selvittämään ilmoituksen tekijän henkilöllisyyttä, mikäli ilmoitus on tehty nimettömänä. Mikäli ilmoitus on tehty omalla nimellä, ilmoittajan henkilöllisyys pidetään salassa koko selvityksen ajan ja sen päätyttyä.
Q: Miten anonymiteettini turvataan?
A: A-lehtien eettinen ilmoituskanava ei jäljitä IP-osoitteita tai muita tietoja, joiden avulla viestin lähettäjä voitaisiin tunnistaa. Viestin voivat purkaa vain siihen valtuutetut henkilöt.
Q: Mitä tietoja ilmoitukseen pitää sisällyttää?
A: Perusteellisen tutkinnan mahdollistamiseksi sinun on annettava mahdollisimman yksityiskohtainen kuvaus siitä, mitä, milloin ja missä on tapahtunut. Epäilyistäsi ei tarvitse olla todisteita, mutta ilmoitus on aina tehtävä vilpittömässä mielessä. Voit ladata ilmoitukseesi tekstitiedostoja ja kuvia. Metatiedot poistetaan anonymiteetin varmistamiseksi.
Q: Mitä tapahtuu sen jälkeen, kun olen lähettänyt ilmoituksen?
A: Lähetettyäsi ilmoituksen saat tunnuksen ja salasanan. Ilmoituksesi vastaanottajat voivat lähettää sinulle vastauksen tai jatkokysymyksen. Keskustelu käydään vain eettisessä kanavassa. Voit halutessasi pysyä tutkinnan ajan nimettömänä niin kauan kun haluat. Mikäli kadotat saamasi tunnuksen tai salasanan, sitä ei voi palauttaa tietoturvasyistä. Voit kuitenkin lähettää uuden viestin ja viitata alkuperäiseen ilmoitukseesi.
Q: Saanko tiedon, kun ilmoitus on käsitelty?
A: Saat vastaanottoilmoituksen seitsemän päivän kuluessa ilmoituksen jättämisestä. Palautteen saat kolmen kuukauden kuluessa vastaanottoilmoituksen saapumisesta. Ilmoituksen käsittelyn kesto voi ilmoituksen sisällöstä riippuen vaihdella muutamasta viikosta kolmeen kuukauteen.
Q: Kuka voi tehdä ilmoituksen eettisen ilmoituskanavan kautta?
A: Ilmoituksen voi tehdä henkilö, joka havaitsee työssään väärinkäytöksiä. Direktiivin mukainen ilmoittajan suojelu kattaa työntekijöidemme lisäksi työnhakijat, itsenäiset ammatinharjoittajat, osakkeenomistajat sekä liikkeenjohtoon kuuluvat henkilöt, vapaaehtoistyöntekijät ja palkattomat harjoittelijat ja henkilöt, jotka työskentelevät alihankkijoiden, tavarantoimittajien ja toimeksisaajien johdon ja valvonnan alaisena.
Q: Miten voin käyttää tietosuojaoikeuksiani?
A: Voit käyttää tietosuojaoikeuksiasi eettisen ilmoituskanavan tietosuojaselosteessa kuvatun mukaisesti.
Q: Voinko luottaa siihen, että tietojani käsitellään tietoturvallisesti?
A: A-lehtien eettisen ilmoituskanavan on toimittanut WhistleB, jonka ilmoituskanava on kansainvälisen ISO 27001 -tietoturvastandardin mukainen. Tietoturva ja tietoturvallinen henkilötietojen käsittely huomioidaan ilmoituksen koko käsittelyn ajan. Tiedot salataan siirron ja tallennuksen aikana. WhistleB ei voi purkaa salausta eikä lukea ilmoituksia.
